Cateva idei de pastrare si organizare a documentelor in biblioteca de acasa

Multe chestiuni oficiale și bancare sunt tratate online astăzi, fără a fi nevoie de a colecta corespondență pe hârtie. Cu toate acestea, există încă destul de multe documente pe care trebuie să le păstrăm acasă. Cum organizez facturile, rapoartele școlare sau contractele, astfel încât să fie ușor de găsit? Iată câteva sugestii utile.

Organizarea în documentație este utilă, de exemplu, pentru gestionarea eficientă a bugetului casei sau organizarea documentelor importante, iar ca rezultat, toate hartiile importante vor fi întotdeauna la îndemână atunci când este nevoie. Mai ales când în casă sunt și copii, merită să găsești un loc potrivit pentru depozitarea documentelor importante. Unele dintre ele pot fi pur și simplu închise în cutii decorative, nu la îndemâna mâinilor micuțe, iar altele pot fi așezate pe un raft în dosare atent descrise sau în sertare spațioase. 

Depozitarea documentelor acasă - să începem cu separarea

Există o mulțime de documente în fiecare casă. Cele legate de traseul de carieră sunt adesea stocate împreună cu contractele de împrumut, documentația medicală sau chitanțele pentru achiziția de echipamente. Lipsa unei organizări bine gândite înseamnă că uităm adesea de plata la timp a poliței sau căutăm un card de garanție pentru o mașină de spălat vase stricată ore în șir.

Prin urmare, merită să începeți procesul de organizare a documentelor cu o separare atentă. Să încercăm să creăm câteva sau o duzină de categorii de documente, apoi să le închidem în foldere, cutii sau dosare separate pentru a nu se amesteca cu altele.

Aranjate în funcție de o cheie specifică, contractele și facturile vor fi întotdeauna ușor de găsit. Înainte de a începe organizarea documentelor, să verificăm și data la care au fost emise. Unele dintre ele ar trebui păstrate 2 sau 5 ani, iar altele doar câteva luni.

Să alegem organizatori care vor ajuta la menținerea în ordine a actelor

Cutiile decorative, ziarele metalice și mapele de hârtie sunt doar câteva idei pentru depozitarea documentelor acasă. În funcție de tipul și dimensiunea hârtiei, putem ajunge și la coșuri încăpătoare, să instalăm organizatoare speciale sau suporturi spațioase în dulapuri.

Pentru a ne putea bucura de contracte sau certificate bine organizate, nu avem nevoie de un birou separat. Aproape orice spațiu disponibil poate fi folosit pentru stocarea documentelor. Trebuie doar să vă asigurați că persoana nepotrivită nu are acces la documente sensibile. 

Mobilierul special proiectat oferă mult spațiu pentru a vă fi de folos. Sistemul VOX Creative permite să îl ajustăm la nevoile noastre, alegând rafturi sau sertare deschise sau închise. Putem decide asupra numărului și aranjamentului lor. Pe de altă parte, putem echipa cu ușurință rafturile și dulapurile din colecția Balance cu accesorii speciale. Acestea vor permite o separare convenabilă atât a articolelor mici, cât și a celor de dimensiuni considerabile, de exemplu, proiecte de arhitectură.

Atunci când alegeți cutii și containere clasice, acordați atenție articolelor cu mânere care facilitează extragerea și transportul documentelor. Cutiile pliabile vor fi o soluție bună, deoarece vor ocupa puțin spațiu atunci când nu sunt folosite. O cutie ușoară VOX Bof din pâslă estetică, disponibilă în două dimensiuni practice, va fi, de asemenea, un organizator convenabil.

Cum să stocați documentele utilizate frecvent? Idei inteligente

Aveți întotdeauna la îndemână cele mai necesare documente. Indiferent de locul în care le depozităm, putem folosi un birou cu un container mobil, un dulap cub sau o masă inteligentă cu un compartiment spațios sub un blat mobil.Datorită acestui lucru, putem pune cele mai recente hârtii într-un loc anume și apoi le putem pune în cutii specifice atunci când nu mai sunt necesare zilnic.

Pentru a păstra documentele în ordine, este important să urmați câteva reguli importante. În primul rând, încercați să nu le țineți deasupra mai mult decât este necesar. Acest lucru ne va ajuta să evităm dezordinea inutilă și pierderea unei facturi sau diplome importante. De asemenea, merită să aveți grijă la regularitate și să plasați documentele în dulapuri adecvate în mod regulat, de exemplu o dată pe săptămână când faceți curățenie generală acasă.

Lucruri mărunte practice care vă vor asigura confortul

Printre documentele de acasă, există adesea bucăți mici de hârtie care sunt ușor de pierdut. Dacă nu vrem să le ascundem în cutii sau să căutăm alt spațiu de depozitare, le putem pune pe organizatoarele de perete. Atașate cu magneți, vor fi întotdeauna la îndemâna și vederea noastră. Datorită acestui fapt, nu vom rata informațiile importante pe care le plasăm asupra lor.

Putem folosi și mobilierul prezent în biroul de acasă sau colțul de lucru pentru a organiza documentele. Mobilierul din colecția VOX Young Users trebuie doar să fie echipat cu fronturi metalice, de care să le putem atașa cu ușurință notițele necesare. De asemenea, folosim cu grijă spațiul disponibil în sertarul biroului. Pentru a preveni alunecarea hârtiei și a altor obiecte mici, să punem înăuntru un organizator din pâslă.

Putem instala panouri de perete funcționale deasupra biroului și să alegem accesoriile preferate pentru acestea. Panourile VOX Slot cu găuri care vă permit să folosiți containere, rafturi și buzunare pentru obiecte mici va ajuta la organizarea spațiului. Un spațiu la fel de util este oferit de panourile Soform tapițate, pe suprafața cărora putem atașa comod documente importante. Pentru a vă asigura că rămân la locul lor, trebuie doar să le puneți în spatele unei benzi speciale de cauciuc. 

Numărul de idei pentru stocarea documentelor acasă este aproape nelimitat. Mai ales că aceste dimensiuni mici pot fi aranjate practic în orice loc. Dacă spațiul din dulapuri și sertare este deja ocupat, să punem un paravan pliabil pe blatul mesei. Ne va oferi un pic de intimitate și va funcționa bine ca un loc unde puteți atașa bucăți mici de hârtie cu o agrafă.

Un sistem de mobilier modern - pentru comandă și comoditate

Merită să abordăm cuprinzător subiectul ordinii în lucrările de acasă. Pe lângă achiziționarea de dosare sau mape adecvate, putem planifica și un sistem de mobilier pentru depozitarea unor cantități mari de documente. Amenajarea adecvată a rafurilor nu numai că va face mai ușor să găzduiți toate facturile, certificatele și polițele de asigurare, ci va ascunde și tot ceea ce ar trebui ascuns de ochii oaspeților. Sistemul VOX Creative ne permite să ne configurăm propriul mobilier. O bibliotecă mare de materiale disponibile face ca noua comodă sau noul dulap să se potrivească estetic în restul încăperii.

Cu toate acestea, fiecare dintre noi are nevoi ușor diferite. În unele cazuri, cantitatea de documente depozitate este atât de mare încât după achiziționarea unei biblioteci, planurile de cumpărare a mobilierului suplimentar apar după un timp. Într-o astfel de situație, sistemul de mobilier VOX Balance va funcționa, deoarece poate fi extins liber prin combinarea cutiilor spațioase și rafturi rezistente. 

Cât timp ar trebui să păstrăm documentele?

Declarațiile fiscale, facturile pentru servicii sau documentele oficiale trebuie păstrate pentru timpul legal necesar, deoarece diferite instituții au dreptul să ceară prezentarea lor.

Arhivarea adecvată a tipăriturilor sau a contractelor devine și mai importantă atunci când ne conducem propria afacere și stocăm toată documentația necesară acasă. În conformitate cu legislația, multe documente, de exemplu declarațiile fiscale, trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani. Contractele pentru servicii de reparații trebuie păstrate până la expirarea garanției, adică timp de aproximativ 2 ani. 

Printre actele de domiciliu se numără și cele care trebuie arhivate până la 10 ani - este vorba de scrisori și declarații care pot fi solicitate de către Instituția de Asigurări Sociale. Alte documente, cum ar fi diplomele universitare și scrisorile de proprietate, rămân de obicei cu noi pe tot parcursul vieții.

Documentele importante care sunt secrete trebuie bine securizate. În această situație, seifurile de birou mici sau dulapurile cu cheie vor funcționa. Dacă pierderea sau rătăcirea unui contract important ar fi o durere pentru noi, merită să facem o copie sau o scanare a acestuia, care va fi stocată pe un disc de computer sau într-un cloud virtual.